🚀 Primeiros passos

O que é o UPZap Business?
É uma plataforma de atendimento integrada ao WhatsApp que reúne
chatbot, pré-atendimento, CRM, operadores, contatos, relatórios
e automações em um único ambiente.

Depois que o UPZap estiver instalado e conectado ao WhatsApp da empresa,
o primeiro passo é verificar se os dados básicos da empresa estão corretos.

Confira os dados da empresa
Nome, telefone, endereço, horário e identidade visual.
Escolha o segmento
Cartório, clínica, loja, restaurante, oficina ou outro modelo.
Revise os serviços
Confira quais serviços serão apresentados ao cliente.
Teste o chatbot
Faça uma conversa de teste antes de liberar para seus clientes.

📊 Visão Geral

A Visão Geral é o painel principal do UPZap. Ela apresenta os principais
indicadores da operação.

Conversas do dia

Quantidade de atendimentos iniciados no período.

Fila humana

Clientes aguardando que um operador assuma.

Em atendimento

Conversas atualmente em andamento com operadores.

Pré-atendimentos concluídos

Clientes que já passaram pela coleta automática de informações.

Dica
Consulte a Visão Geral no início do expediente para identificar filas,
atendimentos urgentes e conversas ainda sem responsável.

💬 Conexão com o WhatsApp

A conexão do UPZap é feita através da plataforma oficial do WhatsApp Business
da Meta.

UPZap Business → WhatsApp / Meta

Nesta tela ficam dados como número conectado, Phone Number ID,
WABA ID, token de acesso, webhook e status da integração.

Importante
Nunca compartilhe o Access Token ou o App Secret com pessoas não autorizadas.

Como saber se está funcionando?

O painel deverá indicar que a API está conectada e o webhook está recebendo eventos.
Você também pode fazer um teste enviando uma mensagem para o número conectado.

🏢 Segmento da empresa

UPZap Business → Segmento / Modelo

O UPZap pode adaptar automaticamente sua estrutura dependendo do ramo da empresa.

🏛️ Cartório

Atos, certidões, documentos e consultas.

🏥 Clínica

Recepção, consultas e informações administrativas.

🍽️ Restaurante

Pedidos, entrega, retirada e atendimento.

🛍️ Loja

Produtos, pedidos, trocas e suporte.

Ao aplicar um modelo, o sistema pode criar setores, serviços,
mensagens e estrutura inicial do chatbot.

🤖 Chatbot

O chatbot é responsável pelo primeiro contato com o cliente.
Seu objetivo não é substituir completamente a equipe, mas adiantar
o atendimento e coletar informações úteis.

UPZap Business → Chatbot

Fluxo recomendado

Olá! 👋 Seja bem-vindo.

Como podemos ajudar?
Preciso solicitar uma certidão.
Perfeito. Vou coletar algumas informações rápidas
para adiantar seu atendimento.
Objetivo do chatbot
O cliente deve chegar ao operador com o máximo de informações úteis,
mas sem passar por uma sequência cansativa de perguntas.

🧩 Serviços

UPZap Business → Serviços

Cada serviço pode possuir sua própria descrição, setor responsável,
checklist, perguntas e dados necessários para consulta.

Exemplo

Em um cartório, o serviço Certidão de Matrícula
pode solicitar informações diferentes de
Reconhecimento de Firma.

Isso evita que todos os clientes passem pelas mesmas perguntas.

✅ Checklist do cliente

O checklist serve para informar de forma objetiva quais documentos
ou informações normalmente são necessários.

Exemplo

Registro de Nascimento
✓ Documento dos responsáveis
✓ DNV / declaração emitida pela unidade de saúde
✓ Informações do nascimento

Depois do checklist, o chatbot pode perguntar se o cliente possui
os itens necessários.

Você possui os documentos indicados?
Sim, tenho tudo.

🔎 Dados para consulta

Esta é uma das partes mais importantes do pré-atendimento.

O chatbot pode solicitar informações que ajudam o operador
a localizar o atendimento nos sistemas internos da empresa.

Resultado
O operador já pode abrir o sistema interno e começar a pesquisar
sem precisar perguntar novamente os dados básicos.

⚡ Pré-atendimento

O pré-atendimento reúne todas as informações coletadas pelo chatbot.

Na Central de Atendimento existe uma área específica onde o operador
consegue visualizar o dossiê antes de responder ao cliente.

O dossiê pode mostrar

• Nome do cliente
• Serviço escolhido
• Setor responsável
• Checklist informado
• Dados para consulta
• Observações
• Pontos de atenção
• Checklist interno do operador

🖥️ Central de Atendimento

UPZap Business → Atendimentos

A Central é o local onde os operadores trabalham diariamente.

A interface foi desenvolvida para ser familiar para quem já utiliza
o WhatsApp Web.

Recursos disponíveis

• Enviar e receber mensagens
• Ouvir áudios
• Gravar áudio pelo microfone
• Enviar emojis
• Visualizar imagens
• Assistir vídeos
• Abrir documentos
• Responder mensagens específicas
• Utilizar respostas rápidas
• Atribuir responsável

Painel lateral
A área CRM / Pré-atendimento / Notas / Histórico pode ser recolhida
para deixar mais espaço para a conversa.

📋 CRM

O CRM permite acompanhar cada atendimento até a conclusão.

Etapas comuns

• No chatbot
• Fila humana
• Em atendimento
• Aguardando cliente
• Finalizado

Também é possível utilizar prioridade, responsável, setor,
serviço, etiquetas e notas internas.

👥 Operadores

UPZap Business → Equipe / Operadores

Cada pessoa que atende pode possuir uma identificação própria.

Quando o operador assume uma conversa, o cliente pode receber
automaticamente uma apresentação.

Olá, João! 👋

Eu sou Ana, atendente do setor responsável,
e vou continuar seu atendimento a partir daqui.

Isso permite que o cliente saiba quando saiu do atendimento automático
e passou a conversar com uma pessoa.

👤 Contatos

UPZap Business → Contatos

A área de contatos reúne os clientes que já interagiram com o sistema.

É possível

• Pesquisar contatos
• Filtrar
• Editar dados
• Excluir contatos
• Adicionar etiquetas
• Exportar CSV
• Importar contatos
• Abrir uma conversa

⚡ Respostas rápidas

As respostas rápidas ajudam a equipe a evitar digitar as mesmas
mensagens várias vezes.

Exemplos

• /horario
• /endereco
• /documentos
• /pagamento
• /obrigado

Cada empresa pode criar seus próprios atalhos.

🕒 Horários de atendimento

O UPZap pode identificar automaticamente se a empresa está dentro
ou fora do expediente.

UPZap Business → WhatsApp / Meta → Horários

Configure abertura e fechamento para cada dia da semana.

Fuso horário
Verifique se o fuso configurado corresponde à localização da empresa.
Exemplo no Pará: America/Belem.

🎙️ Áudios, imagens e documentos

A Central permite trabalhar com vários tipos de mídia.

🎙️ Áudio

Ouça mensagens recebidas e grave respostas pelo computador.

🖼️ Imagem

Visualize imagens diretamente dentro da conversa.

🎬 Vídeo

Assista a vídeos enviados pelo cliente.

📎 Documento

Receba e envie documentos através da central.

📈 Relatórios

Os relatórios ajudam a entender como sua operação está funcionando.

Alguns indicadores

• Quantidade de conversas
• Atendimentos por setor
• Serviços mais procurados
• Pré-atendimentos concluídos
• Volume por operador
• Atendimentos finalizados

💡 Boas práticas

1. Mantenha mensagens curtas e objetivas.
2. Evite criar triagens muito longas.
3. Peça somente informações realmente necessárias.
4. Use checklists antes de iniciar muitas perguntas.
5. Configure corretamente os dados para consulta.
6. Mantenha serviços e horários atualizados.
7. Crie respostas rápidas para perguntas recorrentes.
8. Finalize atendimentos concluídos para manter o CRM organizado.

🛠️ Problemas comuns